Tietosuoja

Tietosuojaseloste 2019

pvm. 23.5.2019

Rekisterinpitäjä

Hollollan Taideyhdistys Ry.

Rekisterinpitäjän edustaja ja tietosuojavastaava

Rekisterinpitäjän edustajana toimii hallituksen puheenjohtaja tai
varapuheenjohtaja:
25.5.2018 alkaen
Irmeli Savolainen
puh. 044 345 5454
irmelisavolainen(at)outlook.com

Muut henkilötietojen käsittelyyn osallistuvat:
Puheenjohtaja: Seija Aakala, 15.3.2019 alkaen.
Sihteeri: Päivi Hautala, 15.3.2019 alkaen.
Matkavastaava (ent. sihteeri) Raija Malm 25.5.2018 alkaen.
Tiedottaja: Tuula Vehmaa-Lindqvist, 25.5.2018 alkaen.
Näyttelyvastaava: Anneli Äijälä, 25.5.2018 alkaen.
Kalustovastaava: Taisto Neuvonen, 25.5.2018 alkaen.
Rahastonhoitaja: Juhani Jäämaa, 25.5.2018 alkaen.

Käsittelyn tarkoitukset

Hollolan Taideyhdistyksen
1) Yhdistyksen perustoiminta:
•  Jäsentietojen ylläpito yhdistyksen toiminnan sekä palvelujen ja etujen mahdollistamiseksi sekä seuranta jäsenmaksuista *).
•  Jäsenasioista ja toiminnasta tiedottaminen jäsenille *).
•  Yhdistyksen toiminnan dokumentointi ja esittely *).

Yhdistyksen hallitustoiminnassa ja johtamisessa mukana olevien henkilöiden sukunimi ja etunimet sekä yhteystiedot, kuten alla *), valokuvat ja audiovisuaalinen materiaali tilaisuuksista, tapahtumista, paikoista sekä henkilöistä, joista henkilöt ovat tunnistettavissa.

2) Kurssitoiminta: luettelot yhdistyksen järjestämistä kursseista, niiden vetäjistä ja osallistujista sekä kurssimaksuista *)
3) Taidelainaamotoiminta: taidelainaamon yhteyshenkilöt ja lainaamoon teoksiaan jättäneet taiteilijat *).

*) Käsiteltäviä jäsenten henkilötietoja ovat: henkilön sukunimi ja
etunimet, syntymäaika, asunto-osoite, kotikunta, postiosoite,
postinumero, postitoimipaikka, sähköpostiosoite, puhelinnumero,
ammatti, koulutus, henkilökuva, kuvat taideteoksista.

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin henkilö maksaa yhdistyksen
jäsenmaksun. Jäsentiedot poistetaan jäsenreksiteristä, kun jäsen
ilmoittaa kirjallisesti eroavansa yhdistyksestä tai viimeistään kahden
vuoden kuluttua, kun henkilö on jättänyt jäsenmaksun maksamatta.
Tämän jälkeen jäsentiedot arkistoidaan ja säilytetään pysyvästi
paikallisen kulttuurihistorian dokumentoimiseksi.
Henkilötietojen käsittelyperusteena on em. yhdistystoiminnan pyörittäminen.

Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä

Rekisteröityjä ovat Hollolan Taideyhdistykselle kirjallisen allekirjoitetun jäsenilmoituksen tehneet, jotka ovat mukana yhdistyksen toiminnassa edellä kuvatuissa ryhmissä: perustoiminta, kurssitoiminta, taidelainaamotoiminta.

Ryhmät, joille henkilötietoja on luovutettu tai luovutetaan

Tietoja ei luovuteta yhdistyksen hallituksen ulkopuolelle tai muille kuin yhdistyksen nimeämille luottamushenkilöille yhdistyksen toiminnan järjestämiseksi, ks. kohta ”käsittelyn tarkoitus”.

Tiedot henkilötietojen siirtämisestä kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle

Tietoja ei siirretä kolmansiin maihin tai kansainvälisille järjestöille.

Tietojen säilytysajat

Jäsenyyden ajan jäsenreksiterissä. Jäsenyydestä erottua arkistoituna pysyvästi, ks. edellä kohta ”Käsittelyn tarkoitukset”.

Kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Tietokoneen käyttäjätunnuksen ja vahvan salasanan takana sekä varmuuskopioituna ulkoiselle muistilaitteelle, jota säilytetään lukollisessa tilassa. Paperiset liittymis- ja eroilmoitukset kansioituna lukollisessa tilassa / kaapissa.